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IC卡收費管理系統主要由HJ605收費機,HJ602訂餐機及HJ802發卡機組成，感應IC卡（員工卡）內部封裝有特定頻率感應線圈和芯片。首先將IC卡放在發卡機上通過軟件將員工姓名，編號，金額，寫入到IC卡內，員工在規定時間內在訂餐機刷卡訂餐（訂餐時間段及扣費金額通過軟件下發到訂餐設備內）訂餐成功后，訂餐標志寫入IC卡內，同時訂餐機屏幕顯示訂餐人員姓名，餐段名稱，扣費金額。語音播報訂餐成功。如員工卡片內金額不夠本次訂餐扣費，機器會顯示余額不足，員工能清晰掌握訂餐情況。非時間段內訂餐，機器會屏幕顯示，餐段外刷卡，如，掛失卡，黑名單卡，銷戶卡，訂餐機屏幕均有中文顯示及語音提醒。訂餐時間結束后，管理人員可通過密碼在訂餐機上查看本餐段訂餐總數，如需要在管理軟件統計，將設備數據采集到數據庫中，報表可查看訂餐明細，訂餐匯總。
在取餐時間內員工將IC卡在收費機上刷卡消費，收費機驗證是否有訂餐，如“消費成功"收費機把本餐段消費時間，保留在消費機內，收費機顯示刷卡員工姓名，語音播報消費成功，同時訂餐標志也會擦寫掉，避免訂1餐，消費多次情況，如未訂餐，機器會屏幕會顯示“訂餐限制"，消費結束后數據可通過軟件把數據采集到數據庫中，報表可以查看，訂餐消費個人對照表，訂餐消費個人匯總表，天訂餐匯總，月訂餐匯總表等等